Describe a modo de introducción esta norma, su documentación y el sistema de implantación
Vamos a describir en detalle los requisitos de los proyectos de innovación conforme a la norma UNE 166001.
Cuadro general:
Memoria
Objetivos de los proyectos de I+D+I y estrategia para alcanzarlos
Innovación y novedad del proyecto
Estudio del estado del arte
Limitaciones técnicas del estado actual
Avances científicos y/o técnicos que propone el proyecto
Planificación
Planificación del proyecto y papel de las diferentes organizaciones participantes
Estructura organizativa y personal
Planificación de tareas y sus interacciones
Duración
Control del programa de trabajo
Identificación de riesgos y puntos críticos
Gestión de cambios, imprevistos y riesgos identificados
Esta norma se refiere a los requisitos para el desarrollo de los proyectos de I+D+I definiendo sus características particulares en cuanto a los resultados o logros obtenidos, su incertidumbre y la protección y explotación de los resultados de los mismos. No se trata de establecer una descripción de mínimos con un formato rígido para la redacción de proyectos de I+D+I, pero sí pretende:
Servir de fomento y orientación a cualquier organización que quiera hacer un proyecto de I+D+I.
Facilitar la sistematización de los proyectos de I+D+I y mejorar su gestión.
Ser una referencia en manos de las organizaciones para ayudarlas a definir, documentar y desarrollar proyectos de I+D+I y para demostrar a todas las partes interesadas su participación en proyectos de I+D+I, como parte importante de su reputación corporativa.
Ayudar a cualquier organización que realice I+D+I a simplificar el proceso de alcanzar recursos financieros, incluidas las desgravaciones fiscales según la normativa vigente.
Servir para concretar los proyectos de I+D+I a cualquier organización que quiera implantar un sistema de gestión de I+D+I.
Una característica diferencial de los proyectos de I+D+I respecto a otro tipo de proyectos es que los resultados a los que llegan éstos, pueden diferenciarse sustancialmente de los objetivos iniciales y no por ello dejar de ser valiosos, ya que a veces conseguir algo nuevo, distinto del objetivo previsto, o no conseguir el objetivo es un resultado apropiado para la I+D+I.
Se entiende por resultado de un proyecto de I+D+I los logros obtenidos a la finalización del mismo. Éstos pueden adoptar múltiples formas: ser incrementales o radicales; ser modificaciones de algo ya existente o ser completamente nuevos; localizarse en productos o en procesos; orientarse hacia el consumo, hacia la industria o hacia el gobierno; o estar basados en tecnologías simples o compuestas.
A continuación se describen todas las materias que han de figurar en un proyecto de I+D+I, tal y como indica la norma:
FIJACIÓN DE RESPONSABILIDADES
La organización debe asignar un responsable del proyecto que será el encargado de su elaboración, control, seguimiento y presentación de propuestas del plan de protección y explotación de resultados.
MEMORIA
La norma dedica una parte extensa a este punto, el cual ha de contemplar:
• Objetivos del proyecto de I+D+I y estrategia para alcanzarlos .Este apartado debe contener una definición genérica del proyecto, de la estructura general de los trabajos y de la metodología empleada para alcanzar los objetivos del mismo, que han de ser medibles y deben describirse con precisión sus elementos de I+D+I. Se deben contemplar los siguientes aspectos:
Problema a resolver
Utilidad del resultado del proyecto para las partes interesadas o Estrategia y tareas para alcanzar los objetivos de I+D+I
Descripción y cuantificación de los resultados previstos de la I+D+I y la propiedad, protección, explotación y difusión de los mismos
Cumplimiento de aspectos legales y éticos
• Innovación y novedad del proyecto .Debe describir el estado del arte, en relación con los objetivos del proyecto y especificar la novedad o avance que supone la realización del mismo para los grupos de usuarios y otras partes interesadas. Los puntos a tratar son los siguientes:
Estudio del estado del arte (situación actual)
Limitaciones técnicas del estado actual
Avances científicos y/o técnicos que propone el proyecto
• Previsión de la protección de resultados .Debe documentarse que la organización tiene previsto proteger los resultados del proyecto indicándolo razonadamente.
PLANIFICACIÓN
El plan del Proyecto debe describir los objetivos, la estructura del proyecto, las relaciones entre los diferentes subprocesos y fases, los contenidos de los trabajos y las conclusiones disponibles al finalizar cada fase. El número y la organización de los subprocesos y fases dependerá del tamaño del proyecto y del objetivo de los trabajos, no pudiendo faltar los siguientes apartados:
• Descripción de los trabajos encomendados a los intervinientes
• Estructura organizativa y de personal (autoridad, competencia)
• Planificación de tareas y sus interacciones (Pert, Gantt, etc.)
• Duración (evaluando incertidumbres)
• Control del programa y de la gestión (medidas de calidad, control y su estructura, revisiones) • Identificación de riesgos y puntos críticos
• Gestión de cambios por imprevistos o riesgos
PRESUPUESTO
El presupuesto del proyecto debe estar basado en la estimación de costes y en la planificación anterior, especificándose su distribución en el tiempo y en diferentes conceptos y los recursos asignados, así como su origen y aplicación.
PLAN DE CALIDAD DEL PROYECTO
Se debe tener siempre preparado y actualizado un plan de calidad del proyecto. El grado de detalle aplicado debe estar en función del tamaño y la complejidad del mismo. El plan de calidad del proyecto debe ser una parte del sistema de gestión del proyecto y estar suficientemente documentado.
PLAN DE EXPLOTACIÓN DE RESULTADOS
Se deben definir claramente las acciones que se van a llevar a cabo para la explotación y diseminación de los resultados del proyecto, que deben quedar plasmados en el correspondiente plan de explotación. Se deben explicar también los beneficios que representan los resultados del proyecto para las partes implicadas y para el resto de la industria y de la sociedad que podrían verse afectados por dichos resultados, y por qué estarían interesados.
Este plan de explotación de resultados debe contener:
Aplicaciones y potencialidades del resultado, su posible impacto y duración (producto o proceso)
Mercado potencial y su cuantificación
Medios necesarios para la explotación y protección
Aspectos económicos de la explotación y protección
Inversiones y financiación necesarias
Establecimiento de cuentas de explotación según escenarios previsibles
Beneficios en el acerbo tecnológico, imagen, competitividad, económicos, etc.
El Manual de Gestión: UNE 166002
Como en cualquier otro sistema de gestión (pensemos por ejemplo en un sistema de Gestión de la Calidad), debemos redactar nuestro Manual de Gestión conforme a los puntos de referencia o requisitos de la norma en cuestión. En este caso de la UNE 166002. Ver más sobre gestión documental.
Entendemos, por tanto, que la jerarquía documental del sistema empieza en la cúspide con el Manual de Gestión y desciende hacia los procedimientos, intruscciones técnicas ,etc,..
Planteamos a continuación un ejemplo real de Manual de Gestión conforme a la UNE 166002.
CAPÍTULOS DEL MANUAL. UNE 166.002
1 MODELO Y SISTEMA DE GESTION DE LA I+D+I
1.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE IDI
1.2 MAPA DE PROCESOS
2 REPONSABILIDADES DE LA DIRECCION
2.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
2.2 PARTES INTERESADAS
2.3 POLÍTICA DE I+D+I
2.4 PLANIFICACIÓN
2.5 ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIÓN.
2.6 REVISION POR LA DIRECCION
3 GESTION DE LOS RECURSOS
3.1 PROVISION DE RECURSOS
3.2 RECURSOS HUMANOS
3.2.1 GENERALIDADES
3.2.2 MOTIVACION DEL PERSONAL
3.2.3 COMPETENCIA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN
3.3 INFRAESTRUCTURAS Y AMBIENTE DE TRABAJO
4 ACTIVIDADES DE I+D+I
4.1 IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES
4.2 RESULTADOS DEL PROCESO DE I+D+I
4.3 PROTECCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE I+D+I
4.4 COMPRAS
5 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
5.1 AUDITORIAS INTERNAS
5.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO DE I+D+I Y DE SUS RESULTADOS. CONTROL DE DESVIACIONES.
5.3 ANALISIS DE DATOS
5.4 MEJORA
Las fases de implementación UNE 166002
Antes de comenzar a desarrollar el caso real de implantación de un sistema de gestión de la Innovación conforme a la norma UNE 166002, creemos conveniente dedicarle un tiempo a explicar los fundamentos y factores críticos de éxito.
El proceso se inicia con el planteamiento inicial del proyecto y el establecimiento del compromiso formal de la dirección con su desarrollo, y termina con la consolidación de la cultura de la mejora continua en la organización. Los próximos apartados describen los principales factores a tener en consideración en cada una de las fases propuestas.
Fases de implementación de un Sistema de Gestión de la Innovación
FASE 1. Planteamiento inicial y compromiso de la Dirección
En esta primera fase el personal directivo debe crear y mantener el compromiso con el proyecto de implantación del sistema de gestión de la innovación, por un lado implicándose activamente en el proceso y comprendiendo los fundamentos de la gestión de la calidad total y, por otro, dotando de los recursos económicos y materiales necesarios al grupo en el que se delegue el proyecto.
Para tener éxito en la implantación de un modelo de innovaciónla dirección debe:
Posicionar a la gestión de la innovacióncomo una herramienta estratégica.
Mentalizarse ellos mismos y sensibilizar a los miembros de la organización de que se trata de un proceso clave para la organización.
Mostrar los éxitos alcanzados por otras organizaciones anteriormente.
Lograr que las personas de la organización actúen como principal elemento propulsor del proyecto.
FASE 2. Comunicación interna de la iniciativa
En esta segunda fase se desarrolla y despliega la estrategia de comunicación, necesaria para que cualquier cambio organizacional (y en consecuencia la implantación de un sistema de innovación) resulte posible y sea
exitoso. Durante esta etapa se comunica a las personas de la organización a través de publicaciones internas, reuniones de equipo, noticias en periódicos internos o en intranet, videoconferencias, etc. sobre el papel que ellas juegan en la introducción del sistema de innovacióny sobre las características y elementos principales del modelo que se implantará.
FASE3. Definición de responsabilidades / formación de las personas
En esta fase se selecciona y se forma a las personas directamente implicadas en el proyecto de implantación del sistema de innovación. Cada una de ellas desempeñará un papel distinto, por ejemplo, gestor del proyecto, miembro del comité de innovación, evaluador, facilitador, encargado de recopilar datos o responsable de redactar memorias y/o procedimientos. Dependiendo del papel que vaya a desempeñar y de los conocimientos que tenga la persona seleccionada, se le proveerá de la formación necesaria para cumplir con sus nuevas tareas. Cada miembro de la organización debe conocer tanto su papel en la estructura conformada para la gestión de la innovación, como las funciones específicas que se le asignan.
FASE 4.. Diagnóstico de la situación actual de la organización
El proceso de autoevaluación es una pieza clave del proceso de implantación del sistema de innovación porque permite a la organización hacer un diagnóstico de su situación actual e identificar sus puntos fuertes y sus áreas de mejora. Existe a disposición de las organizaciones un amplio abanico de métodos de autoevaluación:
por simulación de presentación a un premio;
por formulario;
a través de reuniones de evaluación;
a través de cuestionarios o matrices;
por grupos de trabajo, etc.
Corresponde a la organización la decisión de elegir uno u otro en función de factores tan diversos como el tiempo que desee emplear en la autoevaluación, el coste monetario que esté dispuesta a asumir, la calidad
de los resultados, la cultura existente o la finalidad que se persiga con la realización de este ejercicio.
FASE 5. Definición del sistema de gestión de la innovación a implantar
En esta fase la organización definirá, con base en el resultado del diagnóstico efectuado en la etapa anterior, los siguientes elementos del sistema de gestión de la innovación.
Alcance del sistema: aunque el objetivo último es que el sistema de gestión de la innovación sea implantado en toda la organización, en muchos casos puede ser más adecuado iniciar su implantación por algunas de sus áreas, divisiones o departamentos, de forma que se logren minimizar los recursos necesarios, ‘aprender’ con el proceso y reducir al máximo los riesgos e inconvenientes generados por los cambios en el funcionamiento de la organización. Cuando éste sea el caso, la orientación más habitual es elegir uno de los procesos clave de la organización para iniciar la implantación.
Procesos y procedimientos: la organización debe identificar y realizar un mapa de todos sus procesos clave y de apoyo. Asimismo, también debe definir todos los procedimientos para llevar a cabo sus actividades diarias.
Sistema de documentación: una de las dimensiones más importantes del sistema de gestión de la innovación es el sistema documental de soporte, que incluye el manual de la gestión, los mapas de procesos, los manuales de procedimientos y todos los demás registros.
FASE 6. Implantación del sistema de gestión de la innovacion
Esta fase está dedicada a llevar a cabo la formación de todo el personal de la organización acerca del sistema de calidad a implantar, así como a la adopción gradual de los procedimientos definidos.
FASE 7. Auditorías, seguimiento y proceso de mejora continua
La última fase de implantación del sistema de gestión de la innovación ha de ser continua y recurrente. La organización debe, a partir de la puesta en marcha del sistema de gestión de la innovación, efectuar auditorías periódicas. A través de las auditorías la organización identifica sus puntos fuertes y las áreas de mejora y, a continuación, establece prioridades entre las áreas donde es necesario introducir mejoras.En función de estos análisis, se definen planes de actuación, con acciones preventivas y correctivas con el objetivo de garantizar la mejora continua de los procesos. Los planes deben contener:
La descripción de la carencia encontrada.
La definición de los resultados a alcanzar con las acciones que serán implementadas.
La identificación de los indicadores que medirán las mejoras en el proceso.
La indicación de los plazos y recursos asignados.
La definición de los responsables del plan de actuación.
La garantía que las acciones están integradas en el ciclo de mejora continua de la organización.
El proceso vuelve a iniciarse cuando, recorrido un determinado period de tiempo, la organización vuelve a realizar auditorías para verificar su progreso.
ETAPAS PARA LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE DOCUMENTACIÓN DE LA INNOVACIÓN
La documentación es el soporte del sistema de gestión de innovación, pues en ella residen las formas de operar de la organización, así como toda la información que permite el desarrollo de los procesos y la toma de decisiones.La elaboración del sistema de documentación debe ir bastante más allá que la simple redacción de un manual de gestión o de procedimientos, y garantizar que este pase a ser una herramienta eficaz para la administración de los procesos.
La implantación del sistema de documentación de la innovación supone seis etapas:
Etapa 1. Determinación de las necesidades de documentación.En esta etapa la organización determina los tipos de documentos que deben existir para garantizar que los procesos se lleven a cabo de la forma deseada. Esta determinación se hace tanto en función de las recomendaciones del modelo de gestión de la innovación que la organización se propone implantar, como de las regulaciones específicas de su sector de actuación, cuando existan. Algunos de los documentos más habituales de soporte a un sistema de gestión de la innovación son:
Manual de gestión de la innovación
Mapa de Procesos / Funciones.
Manual de Procedimientos documentados para:
Control de documentos.
Control de los registros de innovación.
Auditorías internas.
Control de no conformidades.
Acciones correctivas.
Acciones preventivas.
Registros para:
Revisiones efectuadas por la dirección del sistema de gestión de la innovación.
Acciones de formación del personal.
Revisión de los requisitos relacionados con los servicios prestados.
Evaluación de proveedores.
Evaluación de la satisfacción de clientes, etc.
Etapa 2.Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización. Esta etapa se destina a conocer la situación de la documentación en la organización comparando lo que existe actualmente con las necesidades determinadas en la etapa anterior.
Para la ejecución del diagnóstico se deben aplicar técnicas como la observación, la entrevista y la revisión de documentos. Se debe determinar la existencia o no de los documentos, en qué medida cumplen con los requisitos establecidos para la documentación y si están siendo utilizados adecuadamente. El diagnóstico debe presentarse a la alta dirección.
Tareas a realizar en la etapa 2
1.Elaborar la guía para el diagnóstico .Al elaborar la guía se deben tener en cuenta las necesidades de documentación determinadas en la etapa anterior así como los requisitos que debe cumplir la documentación.Por ejemplo, elaborar un cuestionario organizado por requisito de la norma UNE 166002, teniendo en cuenta además los requisitos de la documentación de innovación encontrados en la bibliografía consultada.
2.Ejecutar el diagnóstico.Para la ejecución del diagnóstico se debe utilizar la guía y aplicar técnicas como la observación, la entrevista y la revisión de documentos. Se debe determinar la existencia o no de los documentos, en qué medida cumplen con los requisitos establecidos para la documentación y si están siendo utilizados adecuadamente.
3.Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.El informe debe contener los documentos existentes por proceso, su adecuación o no a los requisitos y su utilización correcta o no, de acuerdo con los resultados del diagnóstico. Debe presentarse a la alta dirección.
Etapa 3. Diseño del sistema documental
En esta etapa la organización establece todos los elementos necesarios para la elaboración del sistema documental. Las principales actividades a desarrollar son las siguientes:Tareas a realizar en la etapa 3.
1. Definir la jerarquía de la documentación.
Para realizar esta tarea se debe clasificar la documentación y definir su jerarquía utilizando un criterio único. Usualmente se utiliza el criterio de la pirámide que aparece en la ISO 10013:94, donde se ubica en el nivel más alto el Manual de Gestión, en el segundo nivel los procedimientos y en el tercer nivel instrucciones, registros, especificaciones y otros documentos. Otro criterio es el que clasifica los documentos regulatorios en tres niveles: el primero donde se encuentra el Manual de Gestión el segundo donde se encuentran los procedimientos generales y el tercero donde se encuentran los procedimientos específicos, especificaciones, y otros documentos. Los registros al no ser documentos regulatorios no entran dentro de esta clasificación.
Ambos criterios no ubican en ningún lugar dentro de la jerarquía la documentación regulatoria de procedencia externa pero estos documentos también deben ser controlados.
2.Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel.
La elaboración de la documentación es una buena oportunidad de involucrar a todo el personal en el sistema de gestión de la innovación por lo que debe ser desplegada por toda la organización de acuerdo con los niveles jerárquicos establecidos en el paso anterior y la estructura organizativa existente. Así, el Manual de Gestión de la Innovación que es el documento de mayor nivel jerárquico, debe ser elaborado por un grupo de personas de diferentes áreas conducido por un representante de la dirección con autoridad definida para tomar las decisiones relativas al sistema de gestión de la innovación Los procedimientos generales deben ser elaborados por personal de los mandos intermedios y los procedimientos específicos, especificaciones, registros, etc por el personal que los utilizará posteriormente.
3.Definir estructura y formato del Manual de Gestión de la Innovación.El grupo de personas designadas para elaborar el Manual de Gestión de la Innovación deben definir sobre la base de las normas UNE 160000, la estructura y formato del Manual de Gestión de la Innovación teniendo en cuenta las exclusiones permisibles. Esta estructura contará con las siguientes partes:
Titulo
Resumen acerca del manual
Tabla de contenido
Breve descripción de la organización
Alcance (incluyendo toda exclusión permisible)
Términos y definiciones
Sistema de Gestión de la Innovación
Responsabilidad de la dirección
Gestión de recursos
Materialización del producto
Medición, análisis y mejora.
El formato del manual debe tener en cuenta el cumplimiento de los requisitos establecidos para la documentación y facilitar su consulta y actualización.
4.Determinar los procesos de la documentación.
Para determinar los procesos de la documentación proponemos auxiliarse del siguiente enfoque que los desagrega en dos procesos generales:
Gestión de la documentación técnica
Utilización de la documentación
Gestión de la documentación técnica:
Utilización de la documentación
Estos procesos específicos se desagregan a su vez en procesos unitarios y se determinan las entradas y salidas de cada uno de ellos:
Planificación de la elaboración
Entradas: información sobre la necesidad de documentación y la posibilidad real de satisfacer esta necesidad.
Salidas: Plan de elaboración de documentos
Procesos unitarios
Elaboración
Entradas: Plan de elaboración de documentos
Salidas: Proyecto de documento
Revisión
Entradas: Proyecto de documento
Salidas: Proyecto de documento corregido y listo para aprobar.
Aprobación
Entradas: Proyecto de documento revisado
Salidas: Documento aprobado
Identificación
Entradas: Documento aprobado
Salidas: Documento identificado con un código
Reproducción
Entradas: Documento aprobado e identificado
Salidas: Documento reproducido en el número de copias necesarias
Distribución
Entradas: Documento aprobado e identificado
Salidas: Documento reproducido en el número de copias necesarias
Archivo
Entradas: documento a archivar
Salidas: documento archivado
Consulta
Entradas: Solicitud de consulta
Salidas: documento consultado
Liberación ( en el caso de los registros)
Entradas: registros llenos
Salidas: registros revisados
Etapa 4.Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización. Objetivo: elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.
Tareas a realizar en la etapa 4.
1.Capacitar al personal implicado.
En esta tarea se llevará a cabo la capacitación planificada en la etapa anterior.
2.Elaborar los procedimientos generales.
Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:
3.Elaborar el Manual de Gestión de la Innovación.El grupo seleccionado elaborará el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo en cuenta la necesaria participación de todas las áreas involucradas.
4.Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior.Los otros documentos se elaborarán de acuerdo con el plan y siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas durante la capacitación.
5.Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente autorizado.
La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que ésta se vaya elaborando.
Etapa 5. Implantación del sistema documental. Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.Tareas a realizar en la etapa 5.
1.Definir el cronograma de implantación.
Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta las características propias de la organización y los recursos existentes.
2.Distribuir la documentación a todos los implicados.La documentación aprobada debe ser distribuida a las áreas en la medida en que vaya siendo aprobada.
3.Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación.Cuando existan dificultades con la implantación de un procedimiento y se determinen necesidades de capacitación el plan elaborado debe ser actualizado y ejecutar la acción correctora en el período de tiempo más breve posible.
4.Poner en práctica lo establecido en los documentos.
5.Recopilar evidencia documentada de lo anterior.
Etapa 6. Mantenimiento y mejora del sistema. Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a través de la mejora continua.
Tareas a realizar en la etapa 6.
1.Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora.
2.Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación.
